As regras essenciais quando faz telefonemas profissionais

"O telefone foi criado há 136 anos e existem pessoas que utilizam-no diariamente como ferramenta de trabalho de uma forma pouco profissional.

Com as empresas a pouparem nas despesas e as deslocações a serem cada vez menos, os profissionais precisam de se adaptar, de forma a comunicar de forma eficaz por telefone. Na ausência do “olhos-nos-olhos” e da linguagem corporal, a sua voz assume uma grande importância, segundo a INC.

                    6 regras essenciais para comunicar   por telefone profissionalmente

1 – Expurgue as suas fraquezas verbais

Grave algumas conversas (com o consentimento da outra pessoa) e veja se faz algo irritante como “aahhh” em todas as frases. Outro dos erros cometidos regularmente é o “sim” repetitivo ao longo do telefonema.

Importante: Nunca transforme uma afirmação numa pergunta ao colocar um “não é?” no final da frase, isto pode-lhe destruir a credibilidade. Em relações aos sotaques regionais, evite-os ao máximo.

2 – Ter sempre agenda

Nunca tenha uma conversa professional, especialmente ao telefone, sem saber exactamente o que está a tentar alcançar. Esta ideia também é válida em encontros face-a-face ou em e-mails, mas é mais importante durante uma chamada telefónica. Duas razões essenciais:

•  Pode não ter a atenção total da outra pessoa;
•  Ao contrário do correio-electrónico, os telefonemas são em tempo real, o que significa que não é possível editar a mensagem transmitida, antes de clicar em Enviar.

3 – Escute, mesmo, as outras pessoas

Quando está a ter uma conversa, a maior parte das pessoas não ouvem o que o seu interlocutor está a dizer, mas estão a pensar no que vão dizer a seguir. Durante uma chamada telefónica este erro é fatal, porque os diferentes tons de voz são mais difíceis de captar do que estiver face a face.

É necessário um pouco de prática, mas o que precisa de fazer é suspender o pensamento de “o que é que eu vou fazer a seguir?” até a outra pessoa terminar de falar.

4 – Pense um pouco antes de cada resposta

Quando faz uma pausa antes de responder, a outra pessoa percebe que esteve a escutar. Se, pelo contrário, der a sua resposta imediatamente (ou pior, cortar a resposta da pessoa), vai estar a comunicar que pensa que os seus próprios pensamentos são muito mais importantes do que qualquer coisa que aquela pessoa possa ter dito.

5 – Escute, com atenção, a sua própria voz

Este é o lado negativo de escutar a outra pessoa. Numa conversa, a maior parte das pessoas estão a pensar no que a outra pessoa vai dizer a seguir, à medida que estão a falar. Isto é uma garantia de que a sua comunicação vai ser muito pobre.

Sendo assim, transmita a sua mensagem e oiça a sua voz. Isto torna-se mais fácil se seguir as regras 1 e 3.

6 – Adapte o seu tom de voz consoante as ocasiões

À medida que fala, adapte a sua voz aos elementos menos óbvios da voz da outra pessoa. O truque aqui é fazer uma mudança no tom de voz, que não seja perceptível para a outra pessoa.

Por exemplo, ao falar com alguém com um sotaque regional acentuado pode adaptar o seu discurso, ao falar mais pausadamente ou pelo contrário falar com maior cadência, para o seu interlocutor entender melhor a sua mensagem."

 

2013-02-15, Fonte: Dinheiro Vivo